E-faktury w zamówieniach publicznych
Począwszy od 18 kwietnia 2019 r., nasz urząd zgodnie z wymogami prawa (obowiązek wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych) jest gotowy do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych (e-faktur ustandaryzowanych) w każdym przypadku udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane.
Czym jest e-faktura ustrukturyzowana?
Są to takie dokumenty, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez manualnego wprowadzania danych przez człowieka. E-faktury ustrukturyzowane zawierają dane w ustandaryzowanym formacie umożliwiającym bezpośrednie przetwarzanie tych danych w systemach teleinformatycznych.
Oprócz elementów wymaganych przez ustawę o VAT, ustrukturyzowana faktura elektroniczna zawiera dodatkowo:
- informację dotyczącą odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy o udzielenie zamówienia publicznego albo umowy koncesji, jeżeli taka umowa została zawarta.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna umożliwia zamieszczenie także innych informacji dotyczących poszczególnych pozycji faktury.
W ustawie założono przesyłanie faktur zgodnie z normą europejską EN-16931:2017 dotyczącą fakturowania elektronicznego, do której zostało opublikowane przez Komisję Europejską odniesienie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej na podstawie przepisu art. 3 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133 z 6 maja 2014 r., s. 1).
Dokumentami takimi nie będą zatem powszechnie obecnie przesyłane faktury w formacie np. .pdf lub dokumenty papierowe, gdyż aby wprowadzić je do systemu informatycznego, niezbędne jest odczytanie z nich danych bądź przez człowieka, bądź przez specjalistyczne oprogramowanie rozpoznające tekst.
Ochrona danych osobowych
Dane osobowe zgromadzone na platformie mogą być przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania. Administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych, w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, będzie minister właściwy do spraw gospodarki.
Więcej informacji o e-fakturach znajdą Państwo na stronie www.efaktura.gov.pl.
